Veel emails, minder stress, gebruik de *

7 oktober 2014

Het onderstaande artikel lees je in iets meer van 2 minuten!

Ken je dat? Een dagje weggeweest, je opent Outlook, klikt op Verzenden/ontvangen en met enige gelatenheid zie je dat het ene na het andere bericht je Postvak IN vult. Tien, twintig, dertig …

stress managementVind je het vaak ook zo lastig om uit die berichten te kiezen welke de meeste prioriteit hebben? En vooral als je een of meer namen van afzenders voorbij ziet komen waardoor je geïrriteerd raakt, of boos wordt of onzeker? Dit dikwijls overigens zonder dat je het doorhebt. En dan loop je helemaal het risico even het overzicht kwijt te zijn.

Vervolgens begin je 1 voor 1 de berichten te openen. Dat kost tijd, waar je toch al een chronisch tekort aan hebt. Uit onderzoek blijkt dat Tijd en vooral het idee van tekort aan Tijd, stressfactor nummer 1 is. Het geeft het gevoel de controle kwijt te zijn. Met alle negatieve gevolgen van dien.

In de praktijk gaat het bericht overigens heel vaak alleen maar over het bevestigen van een afspraak of om te melden dat jouw bestelling is verzonden of dat de routebeschrijving is bijgevoegd of …

Bij HeartMath in Amerika hebben ze een simpele methode ingevoerd die aanzienlijk veel tijd blijkt te besparen bij het lezen van al die emailberichten en het stellen van prioriteiten. De afspraak daar luidt dat ieder bericht dat je in enkele woorden kunt samenvatten, begint met het * symbool (boven de 8 op je toetsenbord). Het * symbool in de Onderwerpregel laat de lezer weten dat het hele bericht in de Onderwerpregel is opgenomen. En dat het daarom niet meer nodig is het betreffende emailbericht te openen. Bijvoorbeeld * onze afspraak voor morgen om 13.30 uur is akkoord

Na het lezen van de Onderwerpregel kun je het betreffende bericht verwijderen. Dat ruimt dan al lekker op. En je zult verbaasd zijn hoeveel tijdwinst je alleen hiermee al boekt. Vooral als je je realiseert hoeveel mensen hoeveel uren iedere dag weer besteden aan het verwerken van email.

Hoewel het natuurlijk niet het hele probleem van overmatig gebruik van email oplost, het moedigt wel een houding aan van efficiënte, beknopte communicatie en je houdt rekening met de ontvanger en haar of zijn werkdruk.

Ik ben benieuwd wanneer ik het eerste emailbericht met * ontvang

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: